Пока в компании десяток компьютеров, всё держится в голове у системного администратора. Дальше появляется таблица: инвентарный номер, кто сидит, что внутри. Через пару месяцев таблица расходится с реальностью, и при очередном вопросе «где ноутбук бухгалтера, который уволился?» снова приходится обходить кабинеты.
Почему таблица устаревает
- Изменения происходят без записи. Сотрудника пересадили, в компьютер добавили память, старый системный блок унесли на склад, а в таблицу никто не заглянул.
- Нет истории. Таблица показывает только текущее состояние, да и то приблизительно. Узнать, что стояло на месте месяц назад, уже нельзя.
- Нет связи с остальным учётом. Сотрудники, номенклатура и лицензии 1С живут в учётной системе, а таблица — отдельно от них.
Что учитывать по каждому компьютеру
- Где стоит — офис и конкретное рабочее место.
- Кто за ним работает — закреплённый сотрудник, если он есть.
- Из чего собран — комплектующие и периферия с количеством.
- Что на нём установлено — операционная система, IP-адрес, лицензии 1С: какая лицензия, каким пин-кодом активирована и сколько пин-кодов осталось в запасе.
- Что менялось — когда и какие детали ставили и снимали, куда компьютер переезжал.
Изменения — только документами
Главный принцип, который делает учёт надёжным, давно знаком бухгалтерам: текущее состояние не редактируется вручную, а складывается из проведённых документов. Переставили компьютер — оформили перемещение. Заменили диск — оформили изменение конфигурации.
Тогда у каждого изменения есть дата и автор, историю можно восстановить на любой момент, а ошибку легко найти. Документ, введённый задним числом, не искажает более поздние данные.
Схема офиса вместо списка
Список из сотни строк читать трудно. Схема помещения с рабочими местами отвечает на большинство вопросов с первого взгляда:
- где свободные места для новых сотрудников;
- где стоят компьютеры, за которыми никто не закреплён;
- где на одном столе скопилось несколько компьютеров — например, техника удалённых сотрудников или микро-склад.
Почему в 1С
Специализированные системы управления ИТ-активами оправданы при больших парках с автоматическим обнаружением устройств в сети. Для большинства офисов удобнее вести учёт там, где уже есть всё нужное:
- сотрудники и номенклатура уже заведены в 1С;
- права доступа, резервное копирование и привычный интерфейс — тоже;
- не нужна ещё одна подписка и ещё одна база, которую придётся синхронизировать.
Как это сделано в Товшик.Офис
Товшик.Офис — расширение для типовых конфигураций 1С, построенное на этих принципах. Схема офиса с цветными состояниями рабочих мест, компьютеры с комплектующими, ОС и IP-адресом, учёт лицензий 1С по пин-кодам, документы перемещения, изменения конфигурации и активации лицензий, отчёты о рабочих местах и состоянии лицензий. Расширение не меняет типовую конфигурацию, поэтому она остаётся на поддержке.
Подробности — в инструкции пользователя, а посмотреть расширение в работе можно, запросив демо.