Инструкция пользователя

Расширение ведёт учёт компьютерного парка по офисам. В нём хранятся:

• планировки помещений и рабочие места (столы) на схеме;
• компьютеры с комплектующими, операционной системой и IP-адресом;
• история того, где какой компьютер стоял и кто за ним работал;
• лицензии 1С: пин-коды, на каких компьютерах они активированы и сколько их осталось в запасе.

Все объекты находятся в разделе «(Товшик) Офисы». Для доступа к ним пользователю нужна роль «(Товшик) Подсистема офис». Тем, кто вводит пин-коды лицензий, нужна ещё роль «(Товшик) Пин-коды лицензий 1С» (см. раздел 8.6). Роли назначает администратор.

Порядок первоначальной настройки:

1. Завести офисы и задать размеры помещений.
2. Расставить на схеме рабочие места.
3. Заполнить справочник операционных систем.
4. Завести компьютеры.
5. Указать комплектующие, операционную систему и IP-адрес каждого компьютера документом «Изменение конфигурации компьютера».
6. Разместить компьютеры по рабочим местам документом «Перемещение компьютера».
7. Завести лицензии 1С с пин-кодами и отразить уже сделанные установки документами «Активация лицензии».

Состав компьютера, его операционная система, IP-адрес, размещение и активированные на нём лицензии меняются только документами, а не в карточке. Карточка компьютера показывает текущее состояние, которое сложилось по проведённым документам.

1. Что есть в разделе

2. Схема офиса

Схема офиса выводится почти во всех формах раздела: в списке и карточке офиса, в списке и карточке рабочего места, в списке и карточке компьютера, в документе перемещения.

Схема состоит из трёх частей:

• помещение — сетка ячеек с названием офиса над ней;
• столы — прямоугольники с названиями рабочих мест. Цвет стола показывает его состояние;
• условные обозначения справа — цвета состояний и количество мест в каждом из них, внизу — общее число рабочих мест офиса.

Состояния рабочих мест:

Состояние «Несколько компьютеров» задумано для особых мест. Так бывает, когда на одном столе стоят компьютеры удалённых сотрудников или когда стол служит микро-складом для простаивающей техники.

Сведения о столе. Щёлкните по столу на схеме — под схемой появится примечание. В его заголовке указаны название места и состояние, например «Рабочее место «Бухг-1» · есть компьютер и сотрудник»; при нескольких компьютерах — и их число. Ниже на каждый компьютер выводится карточка:

• наименование компьютера;
• закреплённый сотрудник;
• операционная система и IP-адрес;
• активные лицензии 1С — название и регистрационный номер. Пин-код в примечании не показывается;
• комплектующие с количеством.

Незаполненные сведения выводятся прочерком.

Если у офиса не заданы размеры помещения, схема не рисуется, и условные обозначения тоже не выводятся.

3. Офисы

1. Откройте «(Товшик) Офисы» и создайте элемент.

2. Заполните поля:

   Поле	Что указать
   Наименование	Название офиса, оно выводится над схемой
   По горизонтали	Ширина помещения в ячейках сетки
   По вертикали	Длина помещения в ячейках сетки
   Ячейка	Размер ячейки на экране. Он задаёт масштаб схемы и размер шрифта на столах

3. Запишите элемент.

Схема в карточке перерисовывается сразу при изменении размеров. Подбирайте ширину и длину так, чтобы на сетке поместились все столы: стол занимает несколько ячеек.

В списке офисов схема выбранного офиса показывается рядом со списком. Офисы можно раскладывать по группам.

4. Рабочие места

Рабочее место всегда принадлежит офису. Создавайте его из офиса или из списка рабочих мест, указав офис-владелец.

Поля карточки:

Расстановка мышью. Координаты вводить не обязательно. В карточке рабочего места щёлкните по нужной ячейке внутри помещения, и текущий стол переместится туда: его левый верхний угол встанет в выбранную ячейку. Стол не выходит за границы помещения: если щёлкнуть у края, он прижмётся к стене. Щелчок по названию офиса, условным обозначениям или примечанию стол не двигает.

Текущий стол на схеме обведён рамкой выделения.

Пересечение столов. Если текущий стол наложился на другой, появится сообщение «Пересечение столов! Измените положение текущего стола». Такое рабочее место не записывается, пока пересечение не устранено.

Копирование. Чтобы быстро добавить ряд одинаковых столов, скопируйте существующее место. Копия автоматически встанет на первое свободное место схемы, где она целиком помещается и ни с чем не пересекается. Если свободного места нет, копия получит координаты оригинала — передвиньте её вручную.

В списке рабочих мест выбранное место выделяется на схеме. Двойной щелчок по столу на схеме переводит курсор списка на это место. Форма выбора рабочего места тоже показывает схему: стол можно выбрать двойным щелчком прямо на ней.

5. Компьютеры

В карточке компьютера вводится только наименование — имя компьютера, по которому его будут искать.

Остальное в карточке выводится для просмотра и заполняется документами:

• ОС и IP-адрес — операционная система и сетевой адрес по последнему документу «Изменение конфигурации компьютера». Если таких документов ещё не было, поля пустые;
• Состав — комплектующие, числящиеся за компьютером сейчас. Он заполняется документами «Изменение конфигурации компьютера»;
• Лицензии 1С — лицензии, активированные на компьютере сейчас: лицензия, пин-код и дата активации. Таблица заполняется документами «Активация лицензии» (раздел 8). Двойной щелчок по пин-коду открывает пин-код, по любой другой колонке — лицензию;
• схема офиса, где стоит компьютер, с выделенным рабочим местом. Если компьютер ещё не размещён или списан, схемы нет.

Операционные системы выбираются из справочника «(Товшик) Операционные системы». Заполните его названиями систем, которые есть в парке, например «Windows 10», «Windows 11», «Astra Linux». Новую систему можно добавить в любой момент.

Список компьютеров удобен как карта парка. В колонках видны текущие операционная система и IP-адрес каждого компьютера. При переходе по строкам рядом показывается схема офиса, где стоит компьютер, а его стол выделен. Если компьютер нигде не стоит, вместо схемы выводятся его название и состав.

Работает и обратное направление: двойной щелчок по столу на схеме переводит курсор списка на компьютер, который за ним стоит. Если компьютеров на столе несколько, система предложит выбрать нужный из списка.

В форме выбора компьютера есть поле «Офис». Выберите офис, и под списком появится его схема. По столам на ней можно искать компьютер так же, как в списке.

6. Изменение конфигурации компьютера

Документ фиксирует, из каких комплектующих компьютер состоит после изменения: покупки, замены, снятия деталей. В нём же указываются операционная система и IP-адрес компьютера.

1. Создайте документ «(Товшик) Изменение конфигурации компьютера».
2. Проверьте дату. Состав «до изменения», операционная система и IP-адрес подставляются на эту дату.
3. Выберите компьютер. В таблице «До изменения» появится текущий состав, а если таблица «Комплектующие» пуста — те же строки попадут и в неё. Поля «ОС» и «IP» заполнятся значениями из последнего документа по этому компьютеру.
4. Отредактируйте таблицу «Комплектующие» так, чтобы она описывала полный новый состав компьютера: добавьте новые детали, удалите снятые, исправьте количество. Комплектующие выбираются из справочника «Номенклатура».
5. Если поменялась операционная система или сетевой адрес, исправьте поля «ОС» (выбирается из справочника «Операционные системы») и «IP».
6. При необходимости заполните комментарий и проведите документ.

Операционная система и IP-адрес хранятся с историей. Каждый проведённый документ записывает их на свою дату в регистр «(Товшик) Сведения о компьютере». Последние значения показываются в карточке и списке компьютеров, а следующий документ по этому компьютеру подставит их как текущие.

Чтобы сменить только ОС или IP, оформите документ с прежним составом: таблица «Комплектующие» уже заполнена текущими комплектующими, исправьте поля «ОС» или «IP» и проведите документ.

Указывается полный состав, а не только изменения. При проведении система сама сравнит таблицу с тем, что числилось за компьютером, и учтёт разницу. Позиция, которой нет в таблице, будет списана с компьютера. Одинаковые позиции, указанные в нескольких строках, складываются.

Если не изменилось ничего — ни состав, ни операционная система, ни IP-адрес, — появится сообщение «Не изменились ни состав компьютера, ни операционная система, ни IP-адрес», и документ не проведётся.

Смена компьютера в заполненном документе. Если выбрать другой компьютер, когда в «Комплектующих» уже есть строки, система спросит «Табличная часть не пустая. Очистить?»:

• Да — таблица заполнится составом нового компьютера;
• Нет — введённые строки останутся, обновится только таблица «До изменения».

Первичное заполнение. У нового компьютера состав пустой. Первый документ просто перечисляет все его комплектующие.

Документы можно вводить задним числом: «до изменения» считается на момент документа, поэтому перепроведение старого документа не искажает более поздние.

7. Перемещение компьютера

Документ ставит компьютер на рабочее место, меняет закреплённого сотрудника или списывает компьютер с учёта. Размещение компьютера определяется последним проведённым документом перемещения.

7.1. Разместить или переставить компьютер

1. Создайте документ «(Товшик) Перемещение компьютера».
2. Выберите компьютер. Поля «Офис», «Рабочее место» и «Сотрудник» заполнятся его текущим размещением, а справа покажется схема офиса.
3. Укажите новое рабочее место одним из способов:
   • выберите его в поле «Рабочее место» — офис подставится автоматически;
   • выберите офис, а затем дважды щёлкните по нужному столу на схеме.
4. Укажите сотрудника, который будет работать за компьютером. Если за компьютером никто не закреплён, оставьте поле пустым: место будет иметь состояние «Есть компьютер, нет сотрудника».
5. Проведите документ.

Заполнение со схемы. Если в новом документе ещё не выбраны ни компьютер, ни сотрудник, двойной щелчок по столу на схеме заполнит сразу рабочее место, стоящий на нём компьютер и закреплённого за ним сотрудника. Если компьютеров на столе несколько, выберите нужный из списка. Так удобно оформлять пересадку: сначала выберите на схеме, откуда забираете компьютер, затем поменяйте рабочее место на новое.

Сменить только сотрудника тоже можно этим документом: оставьте прежнее рабочее место и укажите нового сотрудника.

7.2. Списать компьютер

Когда компьютер выводится из эксплуатации или уезжает из офисов:

1. Выберите компьютер.
2. Установите флажок «Выбытие». Поля «Офис», «Рабочее место» и «Сотрудник» очистятся, а последние два станут недоступны.
3. Проведите документ.

После проведения компьютер пропадёт со схемы, а его прежнее место станет свободным, если на нём больше ничего не стоит. Карточка компьютера и его история сохраняются.

Лицензии 1С, активированные на компьютере, при списании не освобождаются: система не запрещает списание и не предупреждает о них. Такие пин-коды отмечаются в карточке лицензии и в отчёте «Состояние лицензий 1С» флажком «Компьютер выбыл». Перенесите лицензию на другой компьютер, как описано в разделе 8.4.

Документ без флажка «Выбытие» и без рабочего места не проведётся: система попросит указать место или установить флажок.

8. Лицензии 1С

Здесь ведётся учёт программных лицензий 1С. Для каждой лицензии видно, на каких компьютерах она активирована, сколько пин-кодов израсходовано и сколько осталось в запасе.

8.1. Как устроены лицензии 1С

• У лицензии есть регистрационный номер (13 символов) и набор пин-кодов (каждый по 20 символов). Лицензия устанавливается на компьютер вводом одного пин-кода.
• У лицензий на несколько рабочих мест (5, 10, 20 и т. д.) два набора пин-кодов:
  • для рабочих мест — для установки на отдельные компьютеры: пин-кодов столько, сколько мест, плюс 3 резервных;
  • для сервера — для установки на сервер: 1 пин-код плюс 2 резервных.
• Использовать можно только один набор. Какой — определяет первая активация: после неё пин-коды второго набора система не примет.
• Резервные пин-коды ничем не отличаются от основных, они нужны для повторных активаций. Пин-код, который заменили другим, второй раз не используется.
• Для ПРОФ-версий резервные пин-коды можно дополнительно заказать в фирме 1С. Для базовых — нельзя: базовая версия всегда на одно рабочее место, у неё три пин-кода, и после трёх активаций лицензия исчерпана.

8.2. Завести лицензию и пин-коды

1. Откройте «(Товшик) Лицензии 1С» и создайте элемент.

2. Заполните поля:

   Поле	Что указать
   Регистрационный номер	Регистрационный номер лицензии, 13 символов. Повторяться не может
   Продукт	Название лицензии, например «Клиентская ПРОФ на 5 р.м.»
   Базовая	Установите флажок для базовой версии. Количество мест станет равно 1 и будет недоступно
   Количество мест	Число рабочих мест лицензии

3. Запишите лицензию.

4. Над таблицей пин-кодов нажмите «Добавить пин-код» и заполните карточку пин-кода:

   Поле	Что указать
   Пин-код	Пин-код, 20 символов. Один и тот же пин-код нельзя ввести дважды, даже у разных лицензий
   Набор	«Рабочие места» или «Сервер» — из какого набора этот пин-код
   Дозаказан и от	Флажок и дата — если пин-код дополнительно заказан в фирме 1С. У базовой лицензии флажок недоступен

   Номер пин-кода присваивается автоматически. В списках и документах пин-код показывается не значением, а номером и набором, например «Пин-код 4 (рабочие места)».

5. Повторите для всех пин-кодов обоих наборов.

Добавлять и изменять пин-коды может только пользователь с ролью «(Товшик) Пин-коды лицензий 1С».

8.3. Карточка лицензии

Под реквизитами лицензии выводятся:

• итоговая строка. До первой активации — «Лицензия не активирована, свободных пин-кодов: N». После неё — вариант установки и счётчики, например «Установка: рабочие места. Активно 3 из 5, свободно 4, погашено 1». Счётчики учитывают только пин-коды выбранного набора;
• таблица пин-кодов: набор, состояние, компьютер, дата последней активации или погашения, признак «Компьютер выбыл», признак и дата дозаказа.

Состояния пин-кода:

Флажок «Компьютер выбыл» отмечает пин-код, активный на компьютере, который уже списан документом перемещения. Такую лицензию стоит перенести на компьютер, который в работе.

Двойной щелчок по строке открывает карточку пин-кода, а по колонке «Компьютер» — карточку компьютера. Таблица обновляется сама после записи пин-кода или документа активации; кнопка «Обновить» перечитывает её вручную.

8.4. Активация лицензии

Каждая установка лицензии на компьютер отражается документом «(Товшик) Активация лицензии». Удобнее создавать его из карточки лицензии кнопками над таблицей пин-кодов: документ откроется уже заполненным. Можно создать документ и из его списка.

Активации бывают трёх видов.

Первичная — новый пин-код на компьютер, где этой лицензии ещё не было.

1. В карточке лицензии встаньте на свободный пин-код (или ни на какой) и нажмите «Активировать».
2. В документе уже указаны лицензия, вид активации и пин-код. Если пин-код не был выбран, подставится первый свободный подходящего набора: после первой активации — того же набора, до неё — набора рабочих мест.
3. Выберите компьютер и проведите документ.

Повторная тем же пин-кодом — оборудование не менялось, но лицензия по какой-то причине слетела.

1. В карточке лицензии встаньте на активный пин-код и нажмите «Восстановить тем же пин-кодом».
2. Компьютер подставится сам и будет недоступен для изменения: тем же пин-кодом лицензию можно восстановить только там, где он активен.
3. Проведите документ. Состояние пин-кода не изменится, а в истории останется запись о том, что лицензия слетала.

Повторная другим пин-кодом — изменился состав оборудования или лицензию переносят на другой компьютер. Нужны старый и новый пин-коды: на старом компьютере лицензия деактивируется, на новом — активируется.

1. В карточке лицензии встаньте на активный пин-код, который нужно заменить, и нажмите «Перенести на другой пин-код».
2. В группе «Деактивируется» уже указаны старый пин-код и компьютер, на котором он активен.
3. В группе «Активируется» подставятся свободный пин-код того же набора и тот же компьютер:
   • при замене оборудования компьютер оставьте прежним;
   • при переносе выберите новый компьютер.
4. Проведите документ. Старый пин-код станет погашенным, новый — активным.

Если в документе сменить вид активации, поля перестроятся сами: при переходе к переносу активный пин-код станет старым, при возврате к восстановлению — снова текущим.

8.5. Что проверяет система при проведении

Документ активации не проведётся, если:

• пин-код не относится к выбранной лицензии;
• для первичной активации или переноса выбран пин-код, который уже активен или погашен;
• для восстановления тем же пин-кодом выбран неактивный пин-код или не тот компьютер, где он активен;
• при переносе старый пин-код не активен или совпадает с новым;
• пин-код из другого набора, чем тот, по которому лицензию уже устанавливали (рабочие места или сервер);
• на компьютере эта лицензия уже активна другим пин-кодом;
• заняты все места: активных пин-кодов уже столько, сколько мест в лицензии (у серверного набора — один). Чтобы перенести лицензию, используйте повторную активацию другим пин-кодом;
• по этой лицензии уже проведён документ активации с более поздней датой.

Из последнего правила следует, что активации одной лицензии вводятся строго по порядку дат. Состояние пин-кода складывается цепочкой «свободен → активен → погашен», и документ, вставленный задним числом, разорвал бы её. Чтобы отразить пропущенную активацию, отмените проведение более поздних документов по этой лицензии и проведите все документы заново по порядку.

8.6. Доступ к пин-кодам

Значение пин-кода видят и вводят только пользователи с ролью «(Товшик) Пин-коды лицензий 1С». Остальные пользователи раздела видят лицензии, состояния пин-кодов и активации, но вместо значения пин-кода — только его номер и набор. Документы активации они тоже могут оформлять: пин-код в документе выбирается по номеру.

Назначайте роль тем, кто сам устанавливает лицензии и вводит пин-коды.

8.7. Отчёт «Состояние лицензий 1С»

Отчёт «(Товшик) Состояние лицензий 1С» выводит по каждой лицензии все пин-коды: набор, состояние, компьютер, дату состояния, флажок «Компьютер выбыл», признак и дату дозаказа. По каждой лицензии подводятся итоги: сколько пин-кодов активно, свободно, погашено и сколько активно на выбывших компьютерах.

• Красным выделены пин-коды, активные на выбывших компьютерах. Их лицензии стоит перенести на компьютеры, которые в работе.
• Серым выделены погашенные пин-коды.

В настройках отчёта можно отобрать конкретную лицензию, состояние пин-кода или только пин-коды на выбывших компьютерах. По итогу «Свободно» удобно следить за запасом: у базовой лицензии без свободных пин-кодов повторная активация уже невозможна.

9. Отчёт «Информация о рабочих местах»

Отчёт показывает по офисам все рабочие места (кроме помеченных на удаление) с компьютерами и сотрудниками.

Выберите вариант и нажмите «Сформировать».

10. Настройка цветов схемы

Откройте обработку «(Товшик) Настройки схемы офиса».

1. В таблице выберите цвет для каждого элемента схемы: четырёх состояний рабочего места, рамки выделенного места, фона помещения и линий сетки.
2. Справа сразу обновляется пример схемы — он рисуется так же, как рабочие схемы.
3. Нажмите «Записать». Новые цвета увидят все пользователи при следующем открытии форм.

Кнопка «Вернуть цвета по умолчанию» подставляет стандартную палитру в таблицу. Чтобы она вступила в силу, после этого нажмите «Записать».

11. Частые вопросы

Схема не показывается. Проверьте, что у офиса заполнены поля «По горизонтали», «По вертикали» и «Ячейка». В карточке компьютера схемы нет, если компьютер ещё не размещён или списан.

Не записывается рабочее место. Стол пересекается с другим столом. Передвиньте его щелчком по свободной ячейке или измените «Верх», «Лево», «Ориентацию».

Состав в карточке компьютера не совпадает с реальным. Оформите документ «Изменение конфигурации компьютера» с полным актуальным составом. Изменить состав прямо в карточке нельзя.

Компьютер стоит не там. Проверьте последний проведённый документ «Перемещение компьютера» по этому компьютеру. Непроведённые документы на размещение не влияют.

На столе показано «Несколько компьютеров», хотя там один. Какой-то компьютер переставили физически, но документ перемещения не оформили. Щёлкните по столу — в примечании под схемой будут перечислены все числящиеся на нём компьютеры. Оформите перемещение лишнего.

В документе изменения конфигурации не подставились ОС и IP. Они берутся из предыдущих документов по этому компьютеру. Если документов с заполненными ОС и IP ещё не было, поля останутся пустыми — заполните их вручную.

Не проводится активация лицензии. Прочитайте сообщение: в нём сказано, в каком состоянии пин-код и на каком компьютере он активен. Чаще всего выбран не тот вид активации. Если лицензия слетела на прежнем оборудовании, нужна «Повторная тем же пин-кодом», а при замене оборудования или переносе — «Повторная другим пин-кодом».

Сообщение «уже проведён более поздний документ». Активации одной лицензии вводятся по порядку дат. Поставьте документу дату позже последней активации или перепроведите документы по порядку (раздел 8.5).

Вместо пин-кода видно «Пин-код 3 (рабочие места)». Значение пин-кода показывается только пользователям с ролью «(Товшик) Пин-коды лицензий 1С». Обратитесь к администратору.

Компьютер списан, а лицензия на нём числится активной. Списание компьютера лицензию не освобождает. Найдите такие пин-коды в отчёте «Состояние лицензий 1С» (они выделены красным) и перенесите лицензию на другой компьютер повторной активацией другим пин-кодом.